Academia de Studii Economice a Moldovei
Universitate angajată în VIITOR

Asigurarea calităţii proceselor manageriale şi educaţionale în ASEM este documentată şi ţinută sub control prin 18 proceduri de sistem și de proces pe care le prezentăm succint mai jos (pentru a vedea prezentarea completă - clic aici):

1. Procedura de sistem (PS) 4.2.3 CONTROLUL DOCUMENTELOR
Scopul prezentei proceduri este de a defini structura, forma şi modul de elaborare, precum şi competenţele de elaborare, verificare, aprobare a documentelor SMC.
Procedura:
  • Stabileşte categoriile de documente ale ASEM;
  • Descrie modalitatea de elaborare verificare şi aprobare;
  • Stabileşte modul de evidenţă a documentelor (Nomenclatorul documentelor interne);
  • Descrie modul de revizuire şi modificare / actualizare, distribuire, păstrare, retragere, arhivare şi distrugere a documentelor.
2. Procedura de proces (PP) 4.2.3 ELABORAREA DOCUMENTELOR
Stabileşte formatul şi structura principalelor categorii de documente interne:
  • Manualul Calităţii;
  • Proceduri şi regulamente ale ASEM;
  • Instrucţiuni de lucru;
  • Alte documente interne;
  • Corespondenţa;
  • Formulare tipizate.
3. Procedura PS 4.2.4 CONTROLUL ÎNREGISTRĂRILOR
Scopul prezentei proceduri este de a stabili modul de identificare, colectare, arhivare, protejare, regăsire, conservare şi eliminare (distrugere) a înregistrărilor calităţii, pentru a demonstra aplicarea eficace a Sistemului de Management al Calităţii de către subdiviziunile ASEM în conformitate cu condiţiile specificate.
Această procedură:
  • Stabileşte categoriile de înregistrări utilizate în ASEM;
  • Stabileşte reguli faţă de formatul înregistrărilor;
  • Descrie modul de identificare / codificare / circulaţie / colectare şi evidenţă / păstrare / arhivare / menţinere şi control a înregistrărilor;
4. Procedura PP 5.0 RESPONSABILITATEA MANAGEMENTULUI
  • Stabileşte modul în care managementul ASEM demonstrează angajamentul său privind dezvoltarea, implementarea şi îmbunătăţirea continuă a SMC;
  • Stabileşte cerinţe faţă de Politica în domeniul calităţii;
  • Propune modul de elaborare a obiectivelor specifice în domeniul calităţii;
  • Descrie modul de stabilire a responsabilităţilor şi autorităţilor în cadrul ASEM (Structura organizatorică, Fişele postului, Reprezentantul managementului);
  • Stabileşte modul de efectuare a analizei din partea managementului.
5. Procedura PP 6.2 RESURSE UMANE
  • Definirea activităţilor ce influenţează calitatea prestării serviciilor;
  • Evaluarea competenţelor cadrelor didactice;
  • Evaluarea competenţelor altor categorii de angajaţi;
  • Instruirea cadrelor didactice;
  • Instruirea altor categorii de personal;
  • Evaluarea eficienţei instruirii;
  • Conştientizarea personalului privind rolul fiecăruia în asigurarea calităţii serviciilor.
6. Procedura PP 6.3 INFRASTRUCTURA
Procedura stabileşte responsabilităţile şi descrie metodele de menţinere a infrastructurii ASEM, necesare pentru asigurarea conformităţii serviciilor cu condiţiile contractuale şi cerinţele interne.
Scopul activităţii de control al infrastructurii este:
  • Menţinerea parametrilor normali de funcţionare a elementelor infrastructurii pe parcursul întregii perioade de exploatare;
  • Asigurarea fiabilităţii;
  • Respectarea termenelor şi costurilor de reparaţie.
7. Procedura PP 7.2 PROCESE REFERITOARE LA CLIENŢI (BENEFICIARI)
Prezenta procedură stabileşte metodologia de:
  • determinare şi analiză a cerinţelor specificate şi nespecificate de către beneficiar sau orice alte cerinţe suplimentare identificate de către ASEM, referitoare la serviciile prestate, stabilirea ofertei educaţionale în Planurile de înmatriculare,
  • analiza, încheierea, modificarea şi executarea contractelor, semnate de ASEM,
  • comunicare cu beneficiarii, în vederea satisfacerii cerinţelor referitoare la calitate.
8. Procedura PP 7.3 PROIECTARE ŞI DEZVOLTARE
Procedura are ca scop descrierea modalităţilor de ţinere sub control a procesului de proiectare şi dezvoltare.
Procesul de proiectare şi dezvoltare cuprinde următoarele faze:
  • Identificarea cerinţelor pentru produsul/serviciul nou (plan de învăţământ, curs, material didactic, ştiinţific);
  • Stabilirea indicilor tehnici (număr de ore, durata, numărul de pagini);
  • Planificarea, în caz de necesitate, a necesarului de materiale tipografice şi numărului de exemplare;
  • Proiectarea design-ului materialului didactic-ştiinţific;
  • Efectuarea analizelor interne în scopul determinării posibilităţii organizatorice şi financiare de obţinere a produsului-serviciului (cursului, materialului didactico-ştiinţific);
  • Întocmirea documentaţiei specifice pentru serviciul nou;
  • Întocmirea programului de proiectare-dezvoltare care să cuprindă pentru fiecare fază în parte: responsabili, bugetul alocat şi resursele umane necesare.
9. Procedura PP 7.4 APROVIZIONAREA
Procedura se aplică pentru procesele de aprovizionare a bunurilor şi serviciilor ce au un impact strategic asupra calităţii prestării serviciilor educaţionale:
  • Mobilier;
  • Utilaj şi tehnica informaţională;
  • Manuale şi literatura de specialitate;
  • Consumabile;
  • Servicii prestate de terţi (ex., construcţie şi reparaţie, mentenanţă tehnică informaţională, consultanţă şi instruire).
10. Procedura PP 7.5.1 CONTROLUL FURNIZĂRII SERVICIULUI
ASEM prestează următoarele tipuri de servicii:
  • Studii de licenţă (învăţământ cu frecventa la zi şi frecvenţă redusa);
  • Studii de masterat;
  • Doctorat;
  • Cursuri de formare continuă.
Prestarea serviciilor educaţionale se desfăşoară în condiţii controlate, numai după ce sunt asigurate următoarele:
  • documentaţia necesara pentru asigurarea procesului de prestare servicii;
  • stabilirea şi planificarea proceselor;
  • asigurarea resurselor necesare;
  • personal calificat şi instruit;
  • infrastructura necesară;
  • mediu de lucru adecvat;
  • instrumente de măsurare a performantelor verificate şi aprobate;
  • asigurarea integrităţii proprietăţii beneficiarului;
  • validarea procesului de studii;
  • monitorizarea şi controlul calităţii serviciilor.
11. Procedura PP 7.5.5 PĂSTRAREA CONFORMITĂŢII MATERIALELOR ACHIZIŢIONATE
Prezenta procedură stabileşte responsabilităţile pentru următoarele procese:
  • Recepţionarea la depozit a materialelor necesare pentru prestarea serviciilor de instruire;
  • Încărcarea-descărcarea, păstrarea şi livrarea materialelor, necesare pentru prestarea serviciilor de instruire şi necesităţile administrative.
12. Procedura PP 8.2.1/1 EVALUAREA SATISFACŢIEI BENEFICIARILOR
Stabileşte responsabilităţile şi descrie metodele folosite de ASEM pentru:
  • diagnosticarea activităţii instructiv-educative a cadrelor didactice din IÎS cu scopul de a spori calitatea predării (evaluare formativă);
  • furnizarea de informaţii pentru luarea deciziilor administrative privind ocuparea posturilor, alocările de resurse, organizarea cursurilor de perfecţionare etc. (evaluare administrativă);
  • definirea datelor şi informaţiei necesare pentru a evalua nivelul de satisfacţie a beneficiarilor;
  • stabilirea metodelor de măsurare a satisfacţiei beneficiarilor, utilizând date şi informaţii definite.
Se propune următoarea grila de apreciere a satisfacţiei beneficiarilor:
  • 80 – 100% - beneficiar satisfăcut;
  • 60 – 80% - beneficiar parţial satisfăcut;
  • 0 – 60% - beneficiar nesatisfăcut.
13. Procedura PP 8.2.1/2 EVALUAREA SATISFACŢIEI PERSONALULUI
Prezenta procedură de proces stabileşte responsabilităţile şi descrie metodele folosite de ASEM pentru:
  • Definirea datelor şi informaţiei necesare pentru a evalua nivelul de satisfacţie al angajaţilor;
  • Stabilirea metodelor de măsurare a satisfacţiei angajaţilor, monitorizarea validităţii informaţiei, a datelor şi a metodelor utilizate în vederea implementării acţiunilor corespunzătoare pentru a asigura îmbunătăţirea continuă a serviciilor.
14. Procedura PS 8.2.2 AUDITUL INTERN
  • Stabileşte scopul auditului intern;
  • Descrie criteriile de audit (politica, obiective, proceduri);
  • Delimitează responsabilităţile auditorilor interni;
  • Propune formatul programului şi planului de audit;
  • Stabileşte modalităţile de pregătire / desfăşurare / încheiere a auditului;
  • Propune formatul fişelor de evaluare şi a raportului de audit;
  • Descrie modalităţile de verificare a rezultatelor auditului şi analiză a datelor.
15. Procedura PS 8.3 CONTROLUL PRODUSULUI / SERVICIULUI NECONFORM
  • Descrie modul de analiză a informaţiei referitoare la neconformităţi în cadrul diferitor nivele de conducere ASEM;
  • Stabileşte tipurile de neconformităţi (neconformităţi în procesul educaţional şi de cercetare ştiinţifică şi neconformităţi indicate de beneficiar / angajator);
  • Enumeră cauzele de apariţie a produsului/serviciului neconform;
  • Stabileşte modul de identificare a produsului / serviciului neconform şi documentele aferente;
  • Aduce exemple de documente de identificare a produsului / serviciului neconform;
  • Stabileşte responsabilităţile pentru evidenţa şi analiza neconformităţilor.
16. Procedura PS 8.3 ÎMBUNĂTĂŢIREA CONTINUĂ
Procedura stabileşte modul de modificare şi îmbunătăţire continuă a SMC.
ASEM a adoptat şi utilizează următoarele modalităţi de modificare şi îmbunătăţire continuă a Sistemului de Management al Calităţii:
  • Implementarea propunerilor de îmbunătăţire înaintate de angajaţi;
  • Analiza datelor;
  • Instruirea personalului;
  • Menţinerea şi perfecţionarea documentaţiei SMC;
  • Auditurile interne ale SMC;
  • Acţiuni corective şi preventive;
  • Analiza din partea managementului;
  • Stabilirea politicii şi ajustarea obiectivelor în domeniul calităţii pentru perioadele următoare.
17. Procedura PS 8.5.2 ACŢIUNI CORECTIVE
  • Determina modul de emitere a Solicitării de acţiune corectivă;
  • Descrie modul de definire a acţiunilor corective pentru evitarea apariţiei repetate a neconformităţilor;
  • Stabileşte responsabilităţile, modul de înregistrare şi evidenţa a acţiunilor corective;
  • Indică posibilele rezultate ale acţiunii corective;
  • Descrie modul de monitorizare a stadiului acţiunilor corective.
18. Procedura PS 8.5.3 ACŢIUNI PREVENTIVE
  • Stabileşte terminologia aferentă;
  • Determina modul de emitere a Solicitării de acţiune preventiva;
  • Descrie modul de definire a acţiunilor preventive pentru evitarea apariţiei neconformităţilor potenţiale;
  • Stabileşte responsabilităţile, modul de înregistrare şi evidenţa a acţiunilor preventive;
  • Indică posibilele rezultate ale acţiunii preventive;
  • Descrie modul de monitorizare a stadiului acţiunilor preventive.